档案是指人们在各项社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性 。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为"册"，周代叫做"中"，秦汉称作"典籍"，汉魏以后谓之"文书"、"文案"、"案牍"、"案卷"、"簿书"。现统一称作"档案"。
档案无处不在。照片、各类证书、工作履历、签订的合约、设备说明书和发票……档案所具有的“原始记录性”和“凭证价值”是任何资料无法替代的。没有档案，就没有了可供查考的历史，就不能总结和提高，就不能促进发展。随着社会的发展，档案在人们工作和生活中发挥着极其重要的作用，拥有一份完整的档案可以解决许多纠纷，保障合法的权益。
在古代 为了能让纸张能保存较长时间，在造纸时，会采用石灰和石棉等含碱性较强的天然材料，因为在日后的保存中，空气中多含酸性，这样能够让纸张不易老化破损，得以长久保存。
就存放条件来说，国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》做了明确界定：档案库房(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃，相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。由此可见档案库房的存储条件的严苛，这样才能有效的保存纸质档案。
就管理中心当前而言，对纸质档案的保护主要有两种方式，一是是纸质文档存入档案室进行标准化管理——防老化、防潮、防虫、防烟方面都要求都很严格，因为纸质档案具有易损坏、无法再生的特点，良好的存档环境利于保持档案的原始状态；二是电子化存档——运用纸质文档与电子双轨制进行保存，实现文档一体化管理。
另外，档案需要按照一定的次序排列和存放于库房之中，使之在档案室内形成一定顺序。这样更便于管理。
也可以存放于恒温恒湿柜内
